Zatrudnianie pracowników produkcyjnych w stałym, powtarzalnym tempie wymaga nie tylko dobrej rekrutacji, ale też sprawnej obsługi formalnej. Umowy, dokumenty, dane do zatrudnienia, skierowania na badania, kadry, płace i rozliczenia – przy większej skali te zadania szybko zaczynają obciążać wewnętrzny dział HR.
Właśnie z takim wyzwaniem zgłosiła się do nas firma Siegenia-Aubi z Kluczborka, przedsiębiorstwo produkcyjne, które cyklicznie zwiększa zatrudnienie na stanowiskach produkcyjnych.
W tym projekcie PARETTi wsparło klienta w modelu Employer of Record, czyli jako pracodawca zewnętrzny. Klient samodzielnie rekrutował kandydatów, a PARETTi formalnie ich zatrudniało i przejmowało pełną obsługę kadrowo-płacową.
Efekt? Stały, powtarzalny proces zatrudniania średnio 10 osób miesięcznie, czyli potencjalnie około 120 zatrudnień rocznie – bez konieczności rozbudowy wewnętrznego działu HR po stronie Klienta.
10 zatrudnionych osób miesięcznie
120 pracowników w ciągu 1 roku
0 dodatkowych etatów w HR u Klienta – obsługa po stronie PARETTi
Najważniejsze liczby:
10 osób miesięcznie
średnia skala zatrudnień na stanowisko Młodszy Pracownik Produkcji
około 120 zatrudnień rocznie
możliwych do utrzymania przy zachowaniu obecnego tempa współpracy
0 konieczności rozbudowy HR po stronie Klienta
bo dokumentacja, kadry, płace i bieżąca obsługa są po stronie PARETTi
Nasz klient Siegenia-Aubi w Kluczborku
Siegenia-Aubi sp. z o.o. to firma produkcyjna działająca w Kluczborku, należąca do międzynarodowej grupy SIEGENIA. Przedsiębiorstwo specjalizuje się w rozwiązaniach dla stolarki okiennej i drzwiowej, m.in. systemach okuć do okien, drzwi i drzwi przesuwnych, a także systemach wentylacji oraz rozwiązaniach smart.
Jak wiele przedsiębiorstw z branży produkcyjnej, firma mierzy się z okresowym i powtarzalnym zapotrzebowaniem na pracowników.
Nasza współpraca dotyczyła stanowiska Młodszy Pracownik Produkcji. Klient prowadził własną rekrutację i wskazywał kandydatów gotowych do zatrudnienia, natomiast PARETTi przejmowało część formalną procesu.
Model współpracy był prosty:
Klient rekrutuje, PARETTi zatrudnia formalnie i obsługuje kadry oraz płace.
Tak działa usługa Pracodawca zewnętrzny / Employer of Record – firma sama rekrutuje pracowników, ale nie musi samodzielnie prowadzić całego procesu administracyjnego zatrudnienia.
Klient rekrutuje, PARETTi zatrudnia formalnie i obsługuje kadry oraz płace.
Wyzwanie: stałe zatrudnienia i dużo formalności
Współpraca wymagała stworzenia procesu, który będzie prosty, powtarzalny i możliwy do realizacji mimo odległości między lokalizacjami.
Klient działa w Kluczborku, a zespół PARETTi obsługujący proces znajduje się w Opolu. W klasycznym modelu kandydaci musieliby za każdym razem przyjeżdżać do biura, podpisywać dokumenty na miejscu i przechodzić przez formalności w sposób mniej wygodny zarówno dla nich, jak i dla klienta. Udało się to usprawnić – więcej o tym w kolejnych akapitach.
Drugim wyzwaniem była skala i tempo. Mówimy nie o jednorazowym zatrudnieniu jednej osoby, ale o stałym, miesięcznym cyklu – średnio 10 osób miesięcznie. Przy takim wolumenie nawet drobne opóźnienia w dokumentach, danych, badaniach czy umowach mogą być problematyczne.
Klient potrzebował modelu, który pozwoli szybko uruchamiać pracę nowych osób, ale bez rozbudowy własnych procesów kadrowo-płacowych.
Rozwiązanie: Employer of Record, czyli PARETTi jako pracodawca zewnętrzny
Zaproponowaliśmy model Employer of Record, czyli usługę Pracodawca zewnętrzny.
W praktyce oznacza to, że Klient sam rekrutuje i wybiera kandydatów, a PARETTi przejmuje formalne zatrudnienie oraz pełną obsługę administracyjną. To dobre rozwiązanie dla firm, które mają kandydatów, ale nie chcą obciążać własnego HR umowami, dokumentacją, kadrami, płacami i bieżącą obsługą zatrudnienia.
W tym projekcie połączyliśmy dwa elementy:
1. Rekrutację po stronie Klienta
Klient wskazuje osoby, które chce zatrudnić.
2. Formalne zatrudnienie po stronie PARETTi
PARETTi przygotowuje dokumenty, umowy, skierowania na badania i przejmuje obsługę kadrowo-płacową.
Powtarzalny proces zatrudniania średnio 10 osób miesięcznie, czyli potencjalnie około 120 zatrudnień rocznie – bez konieczności rozbudowy wewnętrznego działu HR po stronie Klienta.
Jak działa proces krok po kroku?
Wspólnie wypracowaliśmy miesięczny, powtarzalny schemat działania. Dzięki temu każda kolejna grupa pracowników przechodzi przez ten sam, sprawdzony proces.
1. Klient przekazuje listę kandydatów
Klient przekazuje do PARETTi namiary na osoby, które zostały już wybrane do zatrudnienia. To kandydaci gotowi do uruchomienia w procesie.
2. PARETTi zbiera dane do zatrudnienia
Nasz zespół kontaktuje się z kandydatami i kompletuje informacje potrzebne do przygotowania dokumentów. Dzięki temu Klient nie musi samodzielnie zbierać danych, sprawdzać braków ani pilnować każdego formularza.
3. Przygotowujemy pakiet startowy
Po zebraniu danych przygotowujemy komplet dokumentów, w tym:
- umowy,
- dokumenty kadrowe,
- skierowania na badania,
- informacje potrzebne do zatrudnienia,
- dokumentację niezbędną do dalszej obsługi kadrowo-płacowej.
4. Ustalamy jeden dzień na formalności
Zamiast umawiać każdego kandydata osobno, ustaliliśmy z Klientem stały dzień w miesiącu. W tym dniu zespół PARETTi przyjeżdża do Kluczborka z kompletem dokumentów do podpisu.
To bardzo upraszcza organizację. Klient wie, kiedy odbywa się podpisywanie dokumentów, kandydaci mają jasny termin, a proces nie rozciąga się na wiele dni.
5. PARETTi przejmuje bieżącą obsługę
Po zatrudnieniu PARETTi prowadzi dalszą obsługę kadrowo-płacową. Obejmuje to m.in. kadry, płace, rozliczenia i bieżące wsparcie administracyjne w trakcie zatrudnienia.
Wyniki: regularne zatrudnienia bez blokowania produkcji
Wyniki projektu:
- 10 zatrudnień miesięcznie realizowanych w uporządkowanym cyklu,
- potencjalnie około 120 zatrudnień rocznie bez rozbudowy działu HR po stronie Klienta,
- jeden stały schemat zatrudnienia dla kolejnych grup pracowników,
- mniej formalności po stronie zakładu,
- szybsze wdrażanie pracowników do pracy,
- większa kontrola nad dokumentacją i terminami,
- pełna obsługa kadrowo-płacowa po stronie PARETTi,
- elastyczność w zatrudnieniu i możliwość szybkiej reakcji, jeśli pracownik nie sprawdzi się na stanowisku.
W praktyce Klient zyskał proces, który nie wymaga każdorazowego układania wszystkiego od nowa. Każdy miesiąc wygląda podobnie: lista kandydatów, dane, dokumenty, dzień podpisów, zatrudnienie, obsługa. To duża wartość przy powtarzalnym zatrudnianiu pracowników produkcyjnych.
Dlaczego ten model sprawdził się w firmie produkcyjnej?
👉 Szybsza gotowość kandydatów do pracy,
👉 Stała obsada na zmianach, sprawne uzupełnianie braków kadrowych,
👉 Mniej obowiązków i formalności dla HR i liderów – PARETTi przejęło dokumentację, kadry i płace,
👉 Większa elastyczność zatrudnienia – Klient mógł szybciej reagować na rotację, sezonowość i zmienne potrzeby produkcji.
Employer of Record dla produkcji – kiedy warto?
Usługa Employer of Record / Pracodawca zewnętrzny sprawdza się szczególnie wtedy, gdy firma:
- sama rekrutuje kandydatów, ale nie chce zatrudniać ich bezpośrednio,
- potrzebuje szybko zwiększyć zatrudnienie,
- ma sezonowe lub powtarzalne zapotrzebowanie na pracowników,
- chce ograniczyć formalności po stronie HR,
- nie chce rozbudowywać działu kadr i płac,
- potrzebuje elastycznego modelu zatrudnienia,
- chce zatrudniać pracowników produkcyjnych, ale bez dodatkowego obciążenia administracyjnego.
To rozwiązanie może być szczególnie przydatne w branży produkcyjnej, logistyce, magazynach, usługach technicznych i wszędzie tam, gdzie liczba pracowników zmienia się w zależności od zamówień, sezonu lub bieżących potrzeb firmy.
Co zyskuje firma?
Szybsze zatrudnienie
Nowe osoby mogą rozpocząć pracę bez blokowania procesu przez formalności.
Mniej obowiązków administracyjnych
Umowy, dokumenty, kadry, płace i rozliczenia są po stronie PARETTi.
Odciążenie HR
Zespół klienta może skupić się na rekrutacji, wdrożeniu i bieżącej pracy z ludźmi, zamiast na dokumentacji.
Elastyczność zatrudnienia
Firma łatwiej dopasowuje liczbę pracowników do aktualnych potrzeb produkcji.
Stały, powtarzalny proces
Jeden harmonogram i jeden schemat działania pozwalają uniknąć chaosu przy kolejnych zatrudnieniach.
Lepsza kontrola nad dokumentacją
Formalności są prowadzone w uporządkowany sposób, z zachowaniem zgodności procesów.
Case study: co pokazuje współpraca PARETTi i Siegenia-Aubi?
To przykład, jak usługa Pracodawca zewnętrzny / Employer of Record pomaga firmom produkcyjnym szybciej reagować na potrzeby zatrudnienia i lepiej zarządzać personelem.
Przy dobrze zaprojektowanym procesie można zatrudniać średnio 10 osób miesięcznie, utrzymywać potencjał na około 120 zatrudnień rocznie, zachować porządek w dokumentach i jednocześnie nie rozbudowywać własnych zasobów kadrowo-płacowych.
Jeśli Twoja firma ma kandydatów, ale nie chce brać na siebie całej obsługi formalnej zatrudnienia, PARETTi może przejąć ten proces jako pracodawca zewnętrzny.
Ty rekrutujesz. My zatrudniamy formalnie, prowadzimy kadry i płace oraz dbamy o dokumenty.
Chcesz szybko zatrudnić pracowników produkcyjnych? Skontaktuj się z nami – wspólnie znajdziemy rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb!
