Onboarding- dlaczego warto zaprojektować taki proces w firmie
Onboarding czyli Plan Wdrożenia Nowego Pracownika do firmy.
Nowy zawodnik na pokładzie to nie lada wyzwanie w każdej organizacji.
Często od odpowiedniego procesu wprowadzenia nowego pracownika do firmy zależy czy pozostanie on w organizacji na dłużej. Proces adaptacyjny nowych pracowników jest często kluczem do sukcesu i pracownika i firmy.
Coraz częściej proces adaptacji nowego pracownika zaczyna się dużo wcześniej niż faktyczna data rozpoczęcia pracy zawarta na umowie. Można zacząć od preonboardingu czyli w momencie podpisania listu intencyjnego lub złożenia deklaracji zatrudnienia lub nawet rozpoczęcia formalności np. skierowania pracownika na badania lekarskie. Kolokwialnie mówiąc jest to okres między przyjęciem przez kandydata oferty pracy a jego pierwszym dniem pracy. Preonboarding powoli wprowadza pracownika do organizacji, należy jednak pamiętać aby nie było to wszystko podane na raz, bardzo ważne jest dozowanie wszystkich informacji, w mniejszych porcjach będą znacznie łatwiejsze do przyswojenia i kandydat będzie miał więcej czasu aby poczuć się częścią organizacji. Należy pamiętać że osoba szukająca pracy na pewno będzie otrzymywać oferty bądź odpowiedzi z rozmów kwalifikacyjnych i propozycje pracy w trakcie trwania naszego procesu preoboardingu. Dzięki takiemu działaniu możemy pracownika przekonać do naszej organizacji i dać mu do zrozumienia że nie ma co czekać, jesteśmy i chcemy żebyś u nas pracował. Oczywiście w takim zakresie na jaki możemy i chcemy pozwolić sobie przed rozpoczęciem zatrudnienia. Fajną inicjatywą którą coraz częściej wykorzystują firmy jest spotkanie z teamem w którym nowy pracownik ma podjąć pracę! Nie musi to być koniecznie spotkanie na żywo ale takie przedstawienie wszystkich pracowników w formie prezentacji czy np. w formie zdjęcia lub wspólnej rozmowy w formie online.
Co warto umieścić w preonboardingu:
- wartościści jakimi kieruje się firma
- zasady działania
- benefity pracownicze
- dokumenty dotyczące zatrudnienia i nie tylko
- i wiele innych informacji które wynikają ze specyfiki prowadzenia działalności oczywiście w takim zakresie na jaki chcemy i możemy sobie pozwolić przed pierwszym dniem pracy
W momencie kiedy kandydat zostaje naszym pracownikiem możemy przejść do działań onboardingowych. W tym momencie możemy przekazać pracownikowy nowe treści i dokumenty, inne od tych zawartych w preonbordingu. Bardzo ważnym jest aby wszystko było prowadzone w sposób uporządkowany, czytelny zgodnie z naszym systemem, kategoriami itp.
Tutaj pomocnym jest podejście 4C. Pod pojęciem 4C kryje się podzielenie procesu onboardingu na 4 główne obszary gdzie część z nich można rozpocząć już na etapie preonboardingu. Spełniając wszystkie 4 obszary w naszym procesie onboardingu mamy dużą szanse na zrobienie tego w sposób kompleksowy.
Compliance – czyli obszar niezbędny do podpisania umowy, kadry regulaminy i wszelkie dokumenty niezbędne do podjęcia pracy.
Clarification – czyli obszar dający pogląd na funkcjonowanie firmy, informacje o nas, zadania, cele, oczekiwania itp.
Culture – czyli obszar odpowiedzialny za kulturę organizacyjną aby wzbudzić w pracowniku poczucie przynależności do firmy.
Connection – czyli obszar odpowiedzialny za relacje w zespole, pracownicy muszą zrozumieć zależność pomiędzy ich stanowiskiem a działaniem firmy i stanowiskami innych osób.
Opisane powyżej obszary pokazują kluczowe zagadnienia dla pierwszego okresu zatrudnienia. Jedne są do przekazania pracownikowi od razu, reszta nabiera większego zrozumienia wraz z poznawaniem firmy. W tych czterech płaszczyznach mamy ogólne wdrożenie i są to stałe elementy niezależne od zajmowanego stanowiska oraz wdrożenie typowo stanowiskowe z zadaniami wiedzą dla danego działu i stanowiska. Nowy pracownik będzie większą częścią firmy jak i mniejszą częścią konkretnego zespołu.
Główne zalety wprowadzenia procesu onboardingu do firmy:
- przywiązania pracownika do firmy a co za tym idzie zmniejszenie rotacji w firmie
- wzrost poziomu satysfakcji pracownika z jego pracy
- szybsze osiąganie pożądanych efektów w pracy
- zwiększenie skuteczności działania pracownika
- maksymalne zmniejszenie stresu
- zebranie wszystkich potrzebnych treści w jednym miejscu
- oszczędność czasu
W procesie onboardingu ważnym elementem jest również kontrolowanie postępów zaznajomienia się pracownika z elementami które zostały wprowadzone do onboardingu jak i również zbieranie feedbacku od pracownika i wprowadzenie ewentualnych zmian do procesów już istniejących. Przed wprowadzeniem onbordingu warto zrobić sobie burzę mózgów której wynikiem powinna być checklista z elementami które należy zaprojektować, dzięki temu nic nam nie umknie.
W Polsce powstało już kilka platform które zajmują się zautomatyzowaniem procesu onboardingu jak i również preonbirdingu. Można w nich tworzyć ścieżki onboardingowe dotyczące firmy jak i stanowisk pracy. Można za ich pomocą przekazać misję, wizję, procedury, szkolenia (np. RODO), prezentacje, materiały video. Najważniejsze jest to, czy za pośrednictwem platformy czy po prostu będziemy mieć wszystko spisane wewnętrznie, nowa osoba jest w stanie wrócić sobie do tych materiałów w razie potrzeby. Coraz częściej pojawiające się oferty pracy zdalnej spowodowały tak prężne rozwinięcie się takich platform. Ogromnym plusem dla mnie jest to że raz włożona praca w przygotowanie takiego procesu będzie nam służyć dłuży czas.
Super rada dla rekruterów- jeżeli byliście odpowiedzialni za rekrutację pracownika do waszej firmy warto poświęcić chwilę i spotkać się z nowym kolegą z pracy i podpytać o wrażenia z pierwszych dni pracy. Spotkanie twarzą w twarz w tym przypadku może być bezcenne, często jesteśmy jedynymi osobami które nowy pracownik zna.
Sam proces tworzenia onboardingu przynosi dużą satysfakcję a po czasie wymierne efekty. Oprócz spisanych procedur ważny jest czynnik ludzki czyli opiekun nowego pracownika. Opiekun czyli osoba która będzie wspierać nowego pracownika w pierwszych tygodniach pracy. O tzw Buddym pojawi się niedługo osobny artykuł w którym opiszemy kim dokładnie jest, jakie są jego zadania i korzyści z wdrożenia. PARETTi również korzysta z onboardingu. Dla każdego z naszych klientów we współpracy z działami kadr tworzymy onboarding. Jest to niesamowicie przydatna rzecz zarówno dla nas jak i dla pracowników podejmujących pracę u naszych klientów. Traktujemy to jako inwestycję która przyniesie nam zwrot w perspektywie krótko i długofalowej. Na pierwsze efekty zawsze trzeba poczekać kilka dni a czasami tygodni.
Współpracując z PARETTi możesz liczyć na kompleksowość.